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Lavoro agile in Ateneo: fase pilota e prossimi passi

Presentati i risultati dei questionari compilati dal personale di Ateneo sull'esperienza di Lavoro Agile Emergenziale e le prospettive future di una modalità lavorativa che l'Alma Mater stava già pensando di sperimentare, indipendentemente dall'emergenza Covid

Indipendentemente dall'emergenza Covid, l'Università di Bologna ha avviato, già da alcuni anni, progetti di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro del personale tecnico-amministrativo. Nel corso dei primi due mesi del 2020, infatti, era stata avviata un’analisi per approfondire l’opportunità di introduzione del Lavoro Agile (o Smart Working) in Ateneo. Poi, in maniera non preventivata e come misura di contrasto alla diffusione del contagio da Covid-19, è stata attivata la modalità del Lavoro Agile Emergenziale (LAE).

Per meglio comprendere e analizzare come sia stata vissuta l'esperienza di LAE in Ateneo, il personale è stato invitato a compilare dei questionari i cui risultati sono stati presentati all'intera comunità e pubblicati sulla intranet di Ateneo. I risultati mostrano come l'esperienza lavorativa svolta da casa sia stata per la maggior parte di chi ha risposto molto positiva, nonostante le prime difficoltà tecniche, il cambiamento repentino, una nuova gestione degli spazi nella propria abitazione e una modalità diversa di comunicare e rapportarsi con responsabili e colleghi. La tecnologia è stata un primo scoglio da superare e l'Ateneo ha sin da subito lavorato per colmare e risolvere le prime difficoltà.

Lo stesso questionario è stato somministrato al personale a distanza di qualche mese (aprile e agosto 2020) e ha fornito dati utili all'amministrazione per comprendere come, con il passare dei mesi, la modalità lavorativa agile sia andata via via migliorando, offrendo al personale maggiori opportunità per la gestione del lavoro, l'autonomia e la concentrazione nel portare avanti le attività. Tra le voci che hanno fornito input positivi all'Ateneo, spiccano l'aumento di fiducia con i propri responsabili, la relazione con i colleghi, la possibilità di gestire meglio la vita privata e ottimizzare i tempi evitando gli spostamenti.

E' stata, inoltre, vista molto positivamente la possibilità di lavorare per obiettivi, la principale caratteristica del lavoro agile - smart working, che la differenzia dal lavoro agile emergenziale.

L'Università di Bologna sta lavorando costantemente per promuovere la cultura della gestione per obiettivi,utilizzando il lavoro agile come leva di cambiamento, attraverso il progressivo sviluppo del Sistema di Misurazione e Valutazione della performance organizzativa individuale.

La nuova modalità si colloca all’interno di un progetto più ampio di gestione e valorizzazione delle persone e prevede l’adozione di un nuovo modello di organizzazione del lavoro, che può realizzarsi solo attraverso un percorso di cambiamento culturale caratterizzato dalla definizione degli obiettivi, dalla pianificazione delle attività e dal monitoraggio dei risultati.

E' stata avviata per questo una prima fase di test con due Dipartimenti e due Aree dell’Amministrazione Generale ritenute rappresentative delle attività che si svolgono in Ateneo: il Dipartimento di Scienze e Tecnologie agro-alimentari, il Dipartimento di Scienze giuridiche, l’Area delle Relazioni internazionali e l’Area del Personale.

Per rendere possibile un vero passaggio al lavoro agile (smart working), occorre infatti cambiare prospettiva e non vedere questa iniziativa solo come un mero adempimento normativo, ma come un cambiamento culturale che deve passare da un coinvolgimento dei lavoratori che sentono di avere spiccata capacità di lavorare per obiettivi e, soprattutto, da un’adesione vera ai nuovi principi organizzativi da parte del management.

In quanto misura organizzativa, il lavoro agile richiede innanzi tutto il coinvolgimento delle persone che ricoprono ruoli di responsabilità nella gestione dei collaboratori (Dirigenti, Direttori, Responsabili di secondo livello, Responsabili di terzo livello), percorsi di formazione strutturati e lo sviluppo di competenze di programmazione e organizzazione del lavoro. La pianificazione e la verifica delle attività diventerà il parametro di riferimento per la corretta determinazione dei carichi di lavoro, e verrà superato il parametro tradizionale (orario di lavoro).

L'Ateneo sta lavorando per migliorare inoltre le difficoltà tecniche e per dotare il personale che aderirà allo Smart Working di supporti tecnologici come pc portatile, smartphone con SIM istituzionale con 40 GB di traffico dati, configurazione della VPN per l’accesso ai dati e agli applicativi di Ateneo abbandonando la VDI (attualmente adottata in LAE).