Cosa è successo in Ateneo durante l'emergenza Covid? La tesi magistrale di una laureata Unibo

L'emergenza Coronavirus ha preso di sorpresa tutti, non solo l'Università di Bologna. E' stato necessario bloccare le regolari attività e formulare nuove soluzioni perché chiunque, all'interno della comunità, fosse messo in grado di portare avanti il proprio lavoro, i progetti, gli esami, le lezioni, la laurea anche a distanza.

Ed è proprio nel corso dell'emergenza che la studentessa Unibo Michela Alpini, vincitrice del bando per un assegno di tutorato in Unibo, ha prestato servizio come Tutor Tolc e ha partecipato anche all'Intrapreneurship program, un percorso esclusivo rivolto ai migliori talenti dell’Alma Mater che hanno interesse a scoprire e conoscere dall'interno - e nelle sue strutture apicali - il funzionamento delle istituzioni, l'organizzazione della pubblica amministrazione e delle università e di tutti i principali attori che ruotano intorno a queste.

Nel corso di questa esperienza, Michela ha quindi seguito le lezioni condotte da Prorettori e da Dirigenti delle diverse Aree di cui è composta l’Università, e ha avuto inoltre la possibilità di svolgere un tirocinio presso il Cesia ed affiancare il Dirigente dell’Area, il Dott. Enrico Lodolo e la Responsabile del Settore Tecnologia per l’innovazione didattica, la Dott.ssa Rebecca Micheletti, che le hanno fornito l'aiuto necessario per la tesi di laurea magistrale.

La tesi di laurea dal titolo "Elementi di Adhocrazia e Cultura collaborativa: come l'Area Sistemi e Servizi Informatici all’interno dell’Università di Bologna ha reagito prontamente all'emergenza Covid-19", con cui Michela ha conseguito la magistrale in Politica, Amministrazione e Organizzazione, mostra quindi i risultati dell'analisi organizzativa condotta sull’Area Sistemi e Servizi Informatici - Cesia dell'Alma Mater, durante l’emergenza Covid-19 che ha determinato la sospensione delle attività didattiche in presenza. Ha indagato i fattori che hanno permesso la celere e pronta reazione dell’Area che, in situazione di emergenza, ha avuto un ruolo cardine nello sviluppo e implementazione di una soluzione che permettesse a docenti, studenti e personale tecnico amministrativo di proseguire e concludere l’anno accademico online.

Attraverso la metodologia di ricerca dell’ “osservazione partecipante”, nel corso di dieci settimane successive all’emergenza, Michela ha sperimentato, attraverso test, le piattaforme sviluppate e affiancato gli esperti dell’Area e del Settore Tecnologie per l’innovazione didattica. Ha indagato gli elementi che hanno caratterizzato l’azione delle persone coinvolte dalla situazione di emergenza e, mediante le teorie di K. E. Weick, ha individuato gli aspetti che hanno permesso di dare senso alla situazione di incertezza e urgenza in corso. Il sensemaking è stato possibile grazie al perdurare del sistema dei ruoli, alle aspettative di lungo periodo che hanno permesso ai singoli di non essere colti di sorpresa e all’abitudine degli stessi di lavorare in un ambiente mutevole come quello informatico. Allo stesso tempo è stato fondamentale un atteggiamento di improvvisazione e bricolage con cui gli esperti sono riusciti a mettere in campo, in tempi brevi, il sistema della didattica online, grazie all'uso di Microsoft Teams, piattaforma pensata per la comunicazione e collaborazione tra colleghi, che modificata all'occorrenza è stata resa usufruibile, in una sola settimana, per l’erogazione delle Lezioni Online. Sono stati di grande aiuto inoltre l’interazione rispettosa tra uffici, esperti e gli Organi di Ateneo e il processo di apprendimento all'interno della comunità universitaria avvenuto grazie a guide, video e corsi di formazione predisposti dall’Area.

La studentessa, nella sua tesi, ha messo in luce anche i fattori culturali e strutturali che si sono ancor più rafforzati e hanno fortemente orientato l’agire degli esperti: partendo dalla struttura organizzativa del Cesia, ha osservato che essa è rappresentabile da un modello ibrido che associa alla struttura funzionale, elementi di Adhocrazia. In conformità al modello Adhocratico i componenti dell’Area lavorano in team, che se prima dell’emergenza erano stabili, durante la stessa hanno incrementato la permeabilità dei loro confini, tanto che sono stati costituiti ex novo due nuovi team per sopperire in modo puntuale alle richieste dei destinatari e supportare i team già presenti. 

Attraverso il meccanismo di coordinamento del reciproco adattamento tipico dell’Adhocrazia di H. Mintzberg, i componenti dell’Area, durante l’emergenza, hanno aumentato l’interazione e la collaborazione tra colleghi, i vertici e i destinatari dei servizi. L’incremento degli elementi dell’Adhocrazia durante l’emergenza ha comportato un aumento della flessibilità e della capacità di innovare dell’Area, che sono risultati fondamentali nella gestione dell’emergenza. Sono stati analizzati anche i fattori culturali tanto da evidenziare come il Cesia si sia contraddistinto per la cultura collaborativa definita come "la cultura che incentiva una visione di lungo termine anticipatrice dei cambiamenti", che incoraggia la comunicazione, il rispetto, il lavoro di squadra, tollerando le ambiguità e il rischio.

Grazie al sistema di Lezioni, Esami e Lauree Online sviluppato e implementato in modo celere, si è potuto superare prontamente la sospensione delle attività didattiche, confermando l’Università di Bologna come punto di riferimento nel panorama universitario e come Ateneo all’avanguardia anche durante l’emergenza Covid-19.